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干货 | 工作20年,分享提升效率的75条具体建议

天星资本 2019-02-09 23:30

来源:36Kr

编译:达达

根据我在《财富》100强企业里20多年的工作和管理经验,我总结出了下面这份效率清单。

在我疯狂而激动人心的职业生涯中,有过很多起起落落。在这段时间里,我从自己的实际经历和其他领导那里学到了很多效率技巧。这些技巧让我在疯狂的日常工作中得到了急需的条理性和平静,也许它们也会为你带来同样的作用。

这份效率清单涵盖工作中的方方面面,包括如何管理收件箱、如何管理会议日程、如何管理项目和任务、如何管理老板与同事、如何平衡工作与生活之间的关系、如何保持正确的心态、如何保持健康的身体、如何保持舒服的工作环境等等。

我喜欢把这个清单看作是一个不断扩展的有生命力的清单。如果你有一个你想要分享的提高工作效率的方法,非常欢迎在评论中来与大家分享。

Part.1

管理你的收件箱

1、电子邮件不是即时通讯工具,所以关闭邮箱的提醒功能

不要让你的电子邮件像即时通讯软件那样运行和工作。每天只检查几次邮件,这样你才能让自己有更多时间来完成真正的工作,而且也不会错过真正重要的邮件。

2、邮件回复内容要简短

你们公司的管理者发送的邮件内容通常都很简短,这是有原因的。他们没有时间在邮件里写长篇大论,收件人也没有时间阅读。

简短的电子邮件写起来很快,读起来很容易,可以有效节省双方的时间。如果你也能这样做,你就能获得更多属于自己的时间。

3、在收到邮件后需快速回复邮件的紧迫性,通常是自己强迫自己这么做的

你应该在一天内回复紧急事项的邮件,但一般的邮件通常可以等到第二天再回复,有时在一周内回复都行。

如果你回复的对象是一个急性子,那就给他先发一封简短的回复,让他们知道你会在本周晚些时候给他们发实际的回复。

4、在一天结束的时候快速浏览(不是仔细阅读)你所有的邮件/语音邮件

在下午5点之前快速浏览所有邮件,不要仔细阅读,只是大概浏览一下。然后对需要快速回复的邮件进行回复,或授权他人回复。

5、将包含到期日期的电子邮件,立即拖放到日历中

如果有人通过电子邮件给我发送活动的日期和时间,但不发送活动的日历邀请,这会让我非常恼火。当人们这样做时,这个活动事件会在电子邮件中丢失。

不妨试着养成将这些邮件直接拖到日历上的习惯,这样你就可以跟踪事件了。当然了,当你自己需要发送带有到期日期的邮件时,将它们作为日历邀请发送。

6、在邮件的主题栏写上截止日期

当对方浏览Ta自己的电子邮件时, 截止日期能够起到提醒的作用。另外,在邮件中设置一个自动提醒。

7、不要总是做第一个回复邮件的人

不妨等几个小时,邮件里的其他收件人可能会帮你解决这个问题(也许他们需要这个学习机会来表达自己的意见)。当我退后一步,让别人去解决问题时,问题自行快速解决的问题总是让我惊讶。

8、选择搜索功能,而不是维护复杂的邮件文件夹结构

你所寻找的95%的邮件内容你可能仅仅通过搜索就能找到。维护复杂的文件夹结构相当繁琐。

9、关掉手机上所有的提醒

根据你自己的时间节奏去回复,而不是根据你手机的提醒去回复。你不是轮子上的仓鼠。

Part.2

管理你的日历和会议

10、分配好自己的时间

避免让自己一整天都在开会,安排一个或几个只属于自己的时间段。我每天为自己专门安排3个小时,这段时间不受外界打扰,专心处理自己的工作,效果非常好。

11、每次开会可能只需要30分钟,而非一小时

就当是为了大家,不要再安排长达1小时的会议了,把会议沟通时间压缩到30分钟。如果你把会议组织得很好,并提前把会议事项发给大家,你是可以在30分钟的会议内完成很多事情的。

12、如果你开会经常因为客观原因迟到,重新考虑一下你实际上需要主持或参加哪些会议

不要害怕重新安排会议时间,提出一个新的会议时间,或是取消会议,你的同事喜欢得到意想不到的空闲时间。相反,不要害怕告诉别人你不能参加会议。让他们知道你的时间表不允许你参加会议。如果可以的话,建议派一名代表参加。

13、在一些特定的日子里,安排重要会议要慎重

周一、周五、假期前后,或者你在工作中有重大事件或活动的时候,通常都不是安排日常会议的好日子。把这些日期里的会议从你的日历中拿出去。

14、提前发会议通知,以便大家更好地做会议准备

你等待发送会议邀请的时间越长,人们出席的可能性就越小。尽可能提前安排好会议。你通常只需要关键人员参加会议就行,对于其他人,在会后将会议记录发给他们就行。

15、把重要会议尽量安排在下午

这能让你和其他参会者有整个上午的时间准备,同时也能利用上午的时间去处理突发情况。

16、让所有参会者都提前了解会议议程,让你的会议开得更快

如果你想让你的会议开得更快,那就提前给所有与会者发一份会议相关材料,最好是提前一两天。问问他们是否也有需要在会上讨论的话题。

17、在大型会议前后预留出一定的时间

在大型会议开始前30分钟-60分钟,以及在大会开始后30分钟内,最好不要再在你的日程表上安排其它事情了。确保会议线路、  网络研讨会、A/V设备、网络研讨会软件都处于良好的工作状态,并为会议的准时开始进行适当的设置。

18、准时结束会议并走出会场

除非你是在和领导交流,否则准时结束你的会议,不要让另一个会议组织者糟糕的计划毁了你的日程安排。记住,你一直在训练人们如何按照你期望的方式对待你。你的时间很重要。

19、每周五为下一周的日程安排做准备

提前一周查看日历上的会议安排,并做出相应的调整。

20、上午7点、8点和下午5点、6点不是正常或合适的会议时间

我发现,有些会议组织者为了提高参与率,通常会临时通知参加会议,或在闲暇安排会议时,这么做只会激怒参会者。

再说一遍,要在正常的工作时间选择一个会议时间,因为你通常只需要关键人员参加会议,而不是要让所有相关或不相干的人员都参加会议。

Part.3

管理你的项目和任务

21、用解决方案去领导大家和管理项目

为了节省你自己的时间、减轻你在精神上的痛苦,不要为做不了某件事情找理由和借口,公司需要你的创造力和驱动力来带领大家达到下一个更高的层次。

22、使用简单的系统来跟踪项目

你可能需要对你的项目进行详细的计划,但只要在记事本上列出你正在做的每件事的一个简单列表,就可以让你免于维护复杂的项目跟踪器。

23、确定你工作中的优先事项

你可能有很多事情要做,但实际上可能只有少数事情是必须要做的。今天、这周、这个月你需要做的最重要的项目是什么?在工作清单中突出显示这些项目。

24、充分利用不受外界打扰的办公时间

如果你厌倦了在一天中的工作时间被外界频繁打扰,那就比其他人早30分钟到办公室。研究显示,人们在清晨的效率通常是最高的。

25、养成记录工作笔记的习惯

一些最有条理的人都会使用日记本或ipad来整理他们的工作笔记。另外,领导也喜欢看到你记工作笔记,这会让你看起来很条理。

26、积极主动地向领导汇报工作进展

不要等老板要求你汇报工作进度时要去汇报,要积极主动跟老板汇报你的工作进展。这样你就能避免这个可怕的问题:“嘿,这项工作进展到什么程度了?”

27、人们喜欢提前知道你需要他们完成哪些工作

提前让你的同事知道他们是否需要参与到一个项目中去,以及这个项目需要在什么时间节点前完成。

28、尽早确定项目参与者

尽早确定你需要和谁一起配合完成一个项目,列出需要完成的工作。用跨职能思维方式去思考可以帮你有效节省时间。

29、你的大多数项目都需要各种各样的计划

产品计划、营销计划、公关计划、培训计划、技术计划、成本/预算/营收计划,制作项目计划的时候,要用跨职能思维方式去思考。

30、用几种方法刺激反应迟缓的参与者

如果某个人不回复邮件,那就找其他方法联系这个人,比如打电话,安排会议/午餐,或者直接走过去找Ta。如果这些都不管用,那直接找Ta 的领导。

31、不要让模棱两可的状况持续下去

如果你不知道一些你需要知道的事情,那么安排一个与相关人的简短会议来彻底搞清楚这个事情。

32、把你完成任务的时间压缩成按分钟来计算,而不是按小时

给一项任务设定一个很短的时间限制,你会惊奇地发现你是可以多么有创造力和快速地完成任务。

我可以很容易地花上几个小时为工作准备一份PPT,但当一位领导说他需要我在30分钟内完成一份PPT时,我总是惊讶于我竟然能如此迅速地完成一份还不错的PPT。

33、通过交流其它可行的选择,去更好地管理迟到的问题

如果你在某件事上要迟到了,尽可能提前通知人们,让他们知道其它可行的选择。

34、学会内容再利用的艺术

在PPT中创建你的业务和项目计划,这样你在未来做状况报告和规划等的时候,就能从你平时做的PPT 中快速获取所需的素材。这个技巧为我节省了很多准备时间。

35、多任务处理被高估了,如果可以的话,尽可能一次只专注一件事

多任务处理通常是日常工作中不可避免的弊病。但是如果条件允许的话,试着专注于你今天必须要完成的事情,而不是试图同时做完所有的事情。

36、记住,要汇报展示进度而不是完美

所有的事情都是持续迭代、不断发展的,不要一直花时间试图想出最完美的解决方案,因为大多数事情在最终完成之前都会被迭代很多次,即使它们最终完成了,也会继续调整。

我们在工作中所做的很多计划都是一个不断完善、从而找到最终解决方案的过程,这是一个不断重复的过程。

37、选项的力量

你可能拥有很多任务,但你通常有能力创建你认为最适合自己的计划选项。仅仅因为你被一个可交付的东西束缚住了,并不意味着你不能对它的交付方式产生更大的影响。

38、说“不”的最好方式是用你创造的选项说“好”

让我们面对现实吧,你的老板不想听你说“不”这个词。人们通常会建议你说:你应该经常对老板说“不”,但企业政治通常不是这样运行的。如果你想保住工作,你就得知道如何更有策略地说“好”。

我经常发现,如果你有帮助老板完成他们需要你帮助他完成的事情的其它选项,老板经常愿意接受你提供的选项,他们只是缺乏如何完成这些事情的创造力和想法。你只需要引导他们即可。

39、不要因为你在某些工作上做得比其他人好就不去授权他人

是的,我相信你在完成某些任务上可能会比你的同事完成得更好。然而,你需要给别人一个机会去学习你已经知道的东西,让他或她能迎难而上。这会让你在现在和将来拥有更多时间。

记住,人们必须接受如何做事的训练,如果你总是不愿意放权和放手,你就剥夺了他们成长的机会。如果你不能被替代,你就不能得到晋升。

40、你有什么建议?你在公司工作中会用到的最有力的一句话

不要试图自己解决所有人的问题,要让别人参与到如何完成工作的过程中来,看看大家都有什么建议。不过也有例外。

41、不要想得过多,这非常浪费时间

还是那句话,要展示进度,而不是完美。

42、有些时候,当你离开办公桌出去散散步的时候,更好的解决方案就会浮现在你脑海中

你会惊讶地发现,很多时候,当你离开办公桌在大楼里四处走走、理清思绪,这时创造性的解决方案就会出现在你脑海中。

43、每天都冒点险

打破常规,尝试新事物,你会经常发现在尝试新事物上花的额外时间是值得的。

44、拥抱自动化

我们喜欢按照旧的做业务的方式和思考方式,因为旧的方式让人感觉很熟悉。但是,你可能会发现,对于你的一些日常活动,它们可以通过市场上的一些最新应用程序实现自动化。现在市面上有什么工具是你需要利用的吗?

45、使用帐号密码管理工具

我讨厌那些密码重置通知。我们在工作中会使用各种各样的软件,而每个软件往往有自己的密码规则,很难跟上。如果允许的话,看看是否可以使用密码管理工具来管理你的账号密码。

Part.4

管理你的老板与同事

46、训练你的老板和同事

你训练你的老板如何对待你。如果你能接受每天都工作,那么你的老板可能就会利用这个机会。

47、提前预测问题并想出答案

我们通常都知道老板会向我们提出什么样的要求,所以与其在那等待,不如开始提前预测老板的要求,并准备你的答案和计划。

48、向上回应,比向下回应快

对你回应的顺序进行优先级排序:高管优先,其他人次之。

49、主动询问或建议交付日期

你的老板给你的下一份工作可能没有你想的那么重要,所以你一定要询问交付日期,或者最好你自己建议一个交付日期。

50、告诉你的老板,在你度假的时候,有紧急情况可以打电话或发短信联系到你

如果你想要一个不受打扰的假期,那么就不要检查你的电子邮件,告诉你的老板,如果有紧急事情,可以通过电话和短信联系到你。

51、不要等着老板来解决你的工作量问题

通过找到问题和解决方案,看看你靠自己能取得什么样的进展,同时也要利用同事的见解和想法。

52、当老板无法以身作则时,他可能需要你的帮助

你如何帮助他们度过一天?你想出了什么方法来简化工作流程?你能帮助团队重新设计流程吗?

53、当你和老板的关系比较紧张时,主动和老板谈谈

如果你和你的老板之间关系紧张,不要让这种紧张的感觉持续下去。精神上的痛苦完全是一种生产力的消耗,你会整天想着这个问题。和你的老板正面交流一下这个问题。

通常情况下,无论导致这种紧张关系的因素是什么,你的老板会很欣赏你解决问题的态度。

54、有时候,我们必须展示出应有的领导力

在我们的职业生涯中,有时领导者并没有展示领导者应有的领导力。这时,虽然我们不是领导者,但这并不耽误我们展示出一定的领导力。

Part.5

平衡工作和生活

55、如果你无法做到工作与生活的平衡,问题可能出在你自己,而不在公司

当尝试的所有方法都无法奏效时,尝试在你周围建立一个团队来帮助你:教练、导师、治疗师。A型性格的人往往很难找到这种平衡,这不是公司的问题,而是你自己的问题。

A 型性格的人有五大特征:

56、5点下班的魔力

大多数情况下,当你下午5点下班时,你会更有创造力地想出如何在保证工作质量的情况下更快速地完成任务。

57、投入工作之外的其它活动

认真投入工作之外的活动会帮助你按时下班,比如与家人共进晚餐、上音乐课等等。

Part.6

保持正确的心态

58、你是可以被替换的

如果你感到自己超负荷运转,确保不是你的问题。是的,你有很多的知识和经验,但是不要让这些阻碍你分配工作的能力,或者阻碍你解决问题的能力。

59、这不是针对个人的

如果你是那种有完美主义者/取悦者/A型性格的人,那么对你的表现进行反馈有时会对你的自尊造成伤害。

学会放手,这不是你的问题,这是工作本身的问题,有些工作往往必须以某种方式才能完成。可能不是你的问题。

60、不要对抗疯狂,接受它

当你接受事物的本来面目,而不是与之抗争时,你往往可以与它们建立一种不同的关系。

如果你只是一直抱怨这种疯狂,你可能找不到其他方法来克服这种疯狂。你必须继续成长。

61、少担心别人怎么想

你只需要把工作做好,人们可能不会像你想象的那样对你做的每件事都进行微观分析。有时我们会花很多时间思考别人在某种情况下对我们的看法。你可能会惊讶地发现,大多数人甚至都没有想过这个问题。

62、要回应,不要反应

有两种方法可以跟踪你在工作中遇到的每一种情况:回应或反应。两者之间是有区别的。当你做出反应时,往往是情绪化的,当你做出回应时,往往是成熟和富有成效的。

当我们在工作中遇到戏剧性事件时,我们很容易做出反应,但你会发现,以一种冷静和镇定的方式做出回应会更好,也更像领导者会做的事情。

63、记录感恩日记

感恩日记会对你的工作情绪产生奇妙的影响。它将帮助你重新与生活和工作中积极的事情联系起来。试着坚持30天记录感恩日记,我保证你会有不同的感觉。

Part.7

健康

64、按时吃饭

远离工作去就餐的这段时间,会让你在一天剩下的时间里,重新拥有解决其他问题所需的创造力。

65、锻炼

最好的减压方式就是锻炼,让内啡肽流动起来。这说起来容易做起来难。然而,有一些日常锻炼不需要去健身房也能完成,比如跳绳、瑜伽、负重锻炼。锻炼对于减轻那些非常忙碌的人的压力非常有效。

66、养成有规律的冥想习惯

在沉默和静止中蕴藏着深刻的智慧,它会给你的事业带来神奇般的影响。事实上,没有什么比这更能改变你的生活了。我喜欢超验冥想,这是一种非常神奇的简单技巧。

67、按摩的效果很神奇

在我过去的两年职业生涯中,我开始定期按摩。只能用一个词来形容这种体验:Wow!我发现过去很多年,我显然错过了按摩,这种令人难以置信的压力缓解方式。

68、工作时穿合身的衣服

让我们面对现实吧,在公司工作通常对你的腰围没什么好处。整天坐着,加上没完没了的办公室零食,这真的会让你长胖。虽然我上面提到了一些帮助克服这个挑战的好方法,我认为工作期间穿合身的衣服很重要。

通常,我们会否认自己体重增加了,或者不愿意买更合身的新衣服。其实穿紧身衣服会让人很有压力。但事实是,当你工作时穿一件很合身的衣服时,你对自己感觉就会好很多,这对你所做的工作也会带来积极影响。

Part.8

你的工作环境

69、拥有舒服的照明,并装饰你的办公空间

如果可以的话,改变你办公桌的灯光。如果你能远离日光灯,它会对你的工作情绪产生神奇的效果。同时,让你的工作空间成为专属你自己的空间,适当装饰它。

70、一副好耳机的重要性

如果你在小隔间工作,办公室里可能会很吵,但一副好耳机会给你的工作空间带来一点平静。

71、桌上玩具是必需品

我喜欢桌上玩具,它们是很好的减压工具,也是帮助创造力流动的极好的小工具。

72、植物帮助我们与大自然建立联系

大多数公司的办公室看起来都是死气沉沉的,有些甚至看起来像监狱。但是,如果你让自己置身于一种自然环境中,它对你的工作情绪会非常有益。所以建议你在桌子上多放一些植物。

73、杂乱的桌面vs.干净的桌面

究竟是杂乱的办公桌对工作有益还是整洁的办公桌对工作有益,大家看法不一。有些人说整洁的办公桌能让你工作更有效率,有人则说杂乱能激发创造力。选择适合自己的模式就行。

Part.9

不断成长

做真实的自己

74、不断学习新技能

你应该不断学习新的技能,比如PPT/Excel制作、数据分析、阅读等,以不断提高工作效率。我们在工作中进步的唯一途径是提高我们的技能。大学结束并不意味着你学习的结束。

75、找个教练

当你在公司寻求获得晋升的时候,你需要有人在你旁边指导你。

一个你可以放心地与之谈论工作和家庭中发生的事情的人,一个可以帮助你成为最好的自己的人。在过去的十年里,我一直和一位职业教练一起工作,这是我职业生涯中所做的最好的投资。

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