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中国在线办公二十年

先进的工作方式不仅能将员工从繁杂的事务中解脱出来,也在加速企业组织进化。

作者/子雨

出品/新摘商业评论

最近,“阿里巴巴成为国内首个全面试行灵活办公的互联网企业”的消息在网络发酵,掀起了一波办公方式改革的讨论,也把在线办公带入了大众视野。

突如其来的疫情成为煽动在线办公大规模普及的那只蝴蝶,钉钉,企业微信,飞书,金山文档等国内几大主流在线办公软件集体迎来爆发,日活月活纷纷突破新高,一个功能卡顿或崩盘都能冲上热搜。

国际市场也不例外,美国办公视频公司Zoom 2021财年半年报收入高达9.92亿美元,比去年同期翻了3.7倍。一时间,习惯并熟练使用各种在线办公软件成为员工必备,企业管理也开始“云化”。

随着云计算概念的兴起,对在线办公的定义早已不再是部署一款办公软件那么简单,在线办公的进化也不仅意味着工具的进化,更是组织环节的进化。

在这场被疫情催化的改革组织管理的竞速赛中,企业究竟该如何选择与自身业务相适配的在线办公软件?员工又该如何利用办公软件让自己的工作更加高效?各种办公协作工具在推进企业数字化转型过程中承担着什么样的角色……一切的一切,都在时间的沉淀中被一一解答。

一、蓄势,从本地到在线

IBM是最早提出远程办公概念的企业,1979年,为缓解总部主机的拥堵问题,IBM将终端机安装到五位员工家里,现代企业远程办公的雏形初现。

2009年IBM发布的一份报告中提到,IBM在全球173个国家共计38.6万名员工中约有40%的员工没有任何办公场所,这为IBM节省了5800万平方英尺的办公空间和近20亿美元成本。

远程办公带来的成本压缩成功撩拨了其他科技巨头,继IBM之后,雅虎,百思买等知名IT企业也纷纷开始试水远程办公。

不过火热的远程办公之风没吹几年,就被各企业叫停,雅虎、百思买恢复了朝九晚五的工作制,被视为“远程办公鼻祖”的IBM也在2017年废止了远程办公。

在线办公主要优势是部署方便,只要电脑联网,就能随时获取和修改文件,而且能够以共享方式进行多人协同工作,某种程度上讲,在线办公挑战的是“桌面办公+电子邮件”的工作模式。

但彼时受制于通讯软件和带宽通信技术水平的局限,在线办公有很多功能都无法实现,诸如不同企业间的会议邀请、会议管控、远程协同等,在大文档,大数据的处理速度,以及一些复杂的表格处理上与本地办公软件相比也有差距。

因此,对大部分企业来说,能够提供最快、最低成本和最高带宽连接通信技术的载体仍旧是实体办公,各办公软件也都是以本地化服务为主,微软在PC办公软件领域独霸多年,就是一个缩影。

情况在云计算服务普及后出现转折。

2006年,亚马逊以Web服务的形式向企业提供IT基础设施服务,通过将虚拟机和存储服务提供给开发者,用户不需要构建自己的服务器就能获取计算和存储能力。

让企业像水电煤一样调取算力和存储能力,能够降低企业IT部署成本,以云技术为底座,在线办公软件开始走向SaaS化。

SaaS模式在线办公平台不仅打破了传统办公管理系统高昂的管理、维护和升级费用,还能让企业享受到最新的系统应用服务。

国外20世纪末就已经开始出现SaaS应用服务提供商,Salesforce主要瞄准CRM应用,Google依靠搜索引擎和Gmail等产品积累大量客户,推出了一系列在线办公软件。

2006年下半年,中华软件网,金算盘软件等公司也推出了支持SaaS的信息化解决方案。也是在这一年,“SaaS是未来十年软件产业新的发展方向”在国内被定调。

不过办公模式在完成从本地桌面到云在线的过渡后,又出现了另一个难题——协同。传统的办公工具大多相互割裂,无法协作,在兼顾数据安全的基础上,企业对于一款能够无缝对接多种办公工具信息的协作平台的需求愈发强烈。

2012年发生了两件大事。一是微软推出了基于云技术开发的Windows 8和office 365,有意识地向“集成服务商”转变,office 365在线办公软件加大了整合力度,将电子邮件,协作软件,字处理软件,电子表格和演示程序整合在一起,以打包服务的形式提供给企业及个人用户。

融合了云存储服务SkyDrive的 Office 365在线办公软件能够支持“多端协作”(PC、平板电脑与智能手机),并提供在线存储、共享和编辑功能。

二是谷歌宣布收购Quickoffice,后者的主要业务是为iOS和安卓开发移动生产力套件,能提供与流行的文件格式之间的互操作性。这意味着收购完成后,用户即便没有安装微软office办公套件,依旧可以借助Quickoffice兼容相应文档。

不同PC终端或移动设备访问同一数据来源,并且无差异地响应计算能力需求从技术实现和产品投放上成为可能,办公不再受时间、地点、空间的局限,移动云办公的序幕正式拉开。

二、峥嵘,智能化解放办公生产力

两组数据可以对比来看。2005年中国有180万名在线员工,2014年上升到360万,2018年勉强接近500万,在工作人口占比仅为0.6%;而2017年美国已有超八成企业引入了远程办公制度,有3000万人在家远程办公,占美国工作人口的16%-19%。

资料来源:中金公司研究部

中美在线办公普及率的鸿沟因为疫情被快速弥合。今年2月疫情最严峻的时候,钉钉数据显示全国有上千万家企业、近2亿人在家办公;企业微信每天有数千万人在线使用,用户翻了十几倍;金山文档及其相关协作产品月活达2.38亿。

远程办公迎来一波小高潮,带动云办公板块也持续走高,今年2月,三五互联,会畅通讯,苏州科达,二六三,齐心集团,金山办公,泛微网络,致远互联等8家公司股票全部涨停。

越来越多本地需求“上云”:企事业单位需要实时统计上报员工身体健康信息、员工要适应在家远程办公、学生要适应在家线上学习……在线办公人数激增,企业开始对能够横向打通的办公工具极为渴求,高效的异步协作变得十分重要。

盘点目前主流的协同办公软件,大体可以分为四类:即时通信,文档协作,任务管理和设计管理

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公司规模和体量越大,对多端异步协同的要求越高,各种办公需求也越多,所以颇具规模的企业,基本上都会有自己的内部协作工具,比如字节飞书,百度如流,京东小易,美团大象,华为WeLink……

疫情之后市场急速膨胀,CNNIC数据显示,截至2021年6月,中国在线办公用户规模已经突破3.8亿人,使用率从2020年6月的21%大涨到37.7%。

庞大的市场空缺让人眼馋,尤其对本身业务就在线上展开的互联网企业来说,更是得天独厚,于是我们会看到,阿里、字节、华为等企业纷纷把内部工具对外开放,准备切入这条火热的赛道,而他们切入的方式也十分一致:免费。

这并非企业“做慈善”而是软件行业常用的盈利方式——免费增值模式。免费增值模式(freemium)是硅谷顶尖风险投资家Fred Wilson在2006年提出的,即用免费服务吸引用户,再通过增值服务将部分免费用户转化为收费用户实现变现,简单说就是“先培育再付费”。

全球已有24%的公司尤其是科技公司采用远程办公,疫情更加速了围绕在线办公的各种应用体系不断完善,远程办公成为可见的未来趋势,自然也成为互联网巨头围猎的新战场。

与华为WeLink、字节飞书一开始供内部使用,后对外开放不同,企业微信与阿里钉钉辅一开始就瞄准了外部。

“企业微信如果定义为公司内部一个沟通工具,他的场景和意义会小很多。只有当它延伸到企业外部的时候才会产生更大的价值。”张小龙在2019年年初的微信公开课上的讲话,阐释了企业微信的初心,还给企业微信定下了新方向——专注链接,人即服务

而有阿里云作为底层支撑的钉钉,则在承接企业一整套B端方案上颇有优势。因为钉钉前期可以通过OA审批、在线文档、视频会议、云盘等轻量级的应用服务企业,后端又有云服务器产品跟进配合,能够快速全面地帮助企业搭建起数字基础设施。

飞书最大的亮点是对ISV(独立软件开发商)免佣,与企业微信“定价的10%”与钉钉15%的佣金比例相比,飞书明显博得了更多渠道合作伙伴的好感。

以钉钉,企业微信,飞书为代表的综合型一站式协作平台,不仅具备传统OA功能,还集成了包括文档处理、项目管理、设计工具、企业文化等在内的一系列功能,让在线办公不仅只是“远程协作”,更是一种数字化智能化的办公方式。

三、进阶,从工具到组织力的蜕变

远程、在线的办公模式已经得到越来越多人的青睐。2021年微软工作趋势指数(31个国家3万人数据)显示,73%受访者希望选择远程工作,CNBC一项调查预测:到2022年初,近45%的组织将有某种形式的灵活工作安排,使员工成为新型混合办公者。

企服市场也是一片蓝海。据slack招股书预计,通信协作产品市场达280亿美元,整个市场规模仍处于快速扩张阶段,据IDC预测,包括食品会议,语音聊天,内容共享等在内的移动办公与协作市场规模将在2022年达到430亿美元。

有流量红利的地方,就有激烈竞争,除了阿里、腾讯、字节这样的科技巨头,科大讯飞、浪潮、三大运营商也携自己对外开放的视频会议系统加入了战局。

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为抢夺入口,各巨头重金押注,烧钱不可避免,据说疫情期间为抢夺视频会议的入口,钉钉单日补贴规模过亿,烧钱速度不亚于社区团购大战。

另一边带宽、流量等成本又持续走高,有业内人士估计,每一家光是云服务的流量费都是数以亿计的。腾讯在财报会议上也坦言,腾讯会议用量很大,带宽成本很高。

但这些依然没能阻挡住入局者们的脚步,各在线办公产品的迭代和优化不断加速,仅2020年一年时间,企业微信就迭代了1128项功能;之前钉钉开放了1300个API,6.0版本增加了近800个;11月17日,飞书5.0版本正式对外发布,除了品牌logo、视觉体验全面升级,还针对人事、合同、审批等涉及企业具体经营管理方面推出了新产品。

如果说以工具创新为主是在线办公的1.0时代,那么以管理创新为主就是在线办公的2.0时代。

工具是组织建设、管理的重要环节,趁手的工具不仅能提高企业经营效率,还能在不知不觉中引入先进的工作理念和工作方式,让组织发生“质”的变化。

100年前流水线的诞生造就了欧美制造业的百年繁荣,100年后日本索尼的强绩效管理却把企业经营带入了另一个极端,让索尼丧失了激情、挑战和创新精神。

同样的故事也在中国互联网企业中上演,百度李彦宏曾深刻反省过企业内部过度追求KPI造成的危害,“因为从管理层到员工对短期KPI的追逐,我们的价值观被挤压变形,业绩增长凌驾于用户体验之上,简单经营替代了简单可依赖,我们与用户渐行渐远,我们与创业初期坚守的使命和价值观渐行渐远。”

组织也是产品,而在打造“组织产品”的过程中,制度、文化、工具都很重要,可在现实中绝大部分企业对制度很重视,对文化也很上心,对工具却没有给予太多重视。

企业文化可能会被稀释,但工具不会,反而工具的可靠执行还可以有效减少企业文化被稀释的程度。组织的迭代往往是缓慢的,但工具的迭代可以很快,随着工具本身的迭代升级,员工和组织也不断提升。

很长一段时间,我们对组织内部的运行都是缺少方法论感知的:一个公司内团队如何配合?公司内表现最好的团队有哪些特质?都没有一个可以量化的标准,如果不能衡量它就不能提高它。所以对在线办公产品的设计,还要蕴含对先进组织的思考。

互联网一直是公认的迭代最快,效率最高的行业,也是组织力与新经济碰撞最为激烈的地方,这或许也是近几年互联网大厂纷纷发力在线办公的原因,“市场发展无法满足企业组织的进化,那就只能自己上”亦如字节跳动用遍了市面上所有办公软件之后决定自己研发飞书。

飞书一直与企业管理深度绑定,“先进团队先用飞书”是飞书的slogan,“成就组织和个人,使协作和管理更高效、更愉悦”是飞书的目标;钉钉认为企业智能时代即将到来,核心业务的在线化和所有业务流程软件化是实现智能化的前提;企业微信试图用全触点的连接力量与高效的信息驱动破除企业增长壁垒……显然,已经有越来越多人意识到在线办公所承载的组织与管理职责,并不断深化。

可以说,在线办公迎来了“最好的时代”。

国家发改委等13个部门联合印发的《关于支持新业态新模式健康发展 激活消费市场带动扩大就业的意见》提出,鼓励发展便捷化线上办公,打造随时随地的在线办公环境,在部分行业领域形成对线下模式的常态化补充。

支持远程办公应用推广和安全可靠的线上办公工具研发,满足日常性多方协同工作、异地协同办公需求,同时推动完善电子合同、电子发票、电子印章、电子签名、电子认证等数字应用的基础设施,为在线办公提供有效支撑。

线上办公、灵活办公越来越被大众所接受,而在全社会回归常态后,绝大部分企业依旧存在管理升级,提升创新能力的刚性需求,要想满足市场所需,势必要求在线协作平台向知识管理平台过渡。

团队在工作中会产生大量信息,如果不对这些信息加以沉淀和管理,很容易出现信息分散难查找,同一事项重复沟通,企业内部信息不对称等问题,知识管理能够打通信息孤岛,让知识高速流转起来。

这也意味着,企业的人才和知识的密集度才是企业最大的竞争力。在线办公一个可见的趋势是:从协同工具,向组织管理工具进化(OKR、HR SaaS)未来是全链路覆盖,所有功能(CRM、ERP等)都能在办公工具上覆盖。

企服行业的竞争没有终局,在线办公与时代的共舞,也仍将继续。

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